Lieu de travail: À distance, au Canada. Une préférence est accordée aux candidats dont l'horaire correspond au fuseau horaire du Pacifique nord-américain, en particulier ceux résidant à Vancouver, à Victoria ou en Colombie-Britannique.
Relève du: Directeur des opérations
Type: Temps plein, CDI
À propos de la société d'administration foncière
La Land Administration Company (LAC) est une organisation détenue et gérée par des Canadiens qui propose des solutions innovantes et de classe mondiale en matière d'administration foncière aux gouvernements et aux collectivités du monde entier. Forts d'une expérience éprouvée et d'une équipe possédant une grande expertise dans les projets de gestion foncière, nous nous engageons à générer des retombées sociales, économiques et environnementales positives et durables.
Chez LAC, nous croyons en l'importance de tirer parti de la technologie de pointe pour offrir à nos nouveaux collaborateurs la possibilité d'acquérir des compétences très recherchées qui façonnent l'avenir de l'administration foncière. Rejoindre notre équipe, c'est intégrer une organisation animée par une mission, au sein de laquelle votre travail peut faire une réelle différence, qu'il s'agisse de promouvoir les droits des minorités, de lutter contre la pauvreté ou de relever les défis environnementaux.
Pourquoi travailler avec nous ?
- L'innovation au cœur de notre action : nous mettons en œuvre des technologies de pointe, ce qui vous permet d'acquérir des compétences très recherchées dans un environnement dynamique et tourné vers l'avenir.
- Impact mondial : Vous aurez l'occasion de contribuer à des projets porteurs de sens qui aident les pays et les citoyens à garantir leurs droits fonciers et à favoriser un changement sociétal positif.
- Un travail axé sur la mission : rejoignez une équipe qui s'attache à donner aux nations et aux communautés les moyens d'atteindre une durabilité sociale, économique et environnementale à long terme.
- Culture collaborative : Travaillez aux côtés de partenaires et de professionnels d'exception, animés par la volonté d'avoir un impact et de donner vie à des solutions innovantes.
Si vous êtes passionné(e) par la technologie, le changement social et souhaitez participer à des projets internationaux porteurs d'un impact significatif, n'hésitez pas à nous contacter.
À propos du poste
À mesure que LAC se développe, notre équipe de direction a besoin d’un coordinateur exécutif hautement compétent, discret et proactif pour lui permettre de rester organisée, concentrée et efficace. Ce poste a pour mission de permettre à nos dirigeants de donner le meilleur d’eux-mêmes en gérant leur temps, la circulation de l’information et leur charge administrative, afin qu’ils puissent se concentrer sur les tâches les plus importantes.
Vous serez le principal point de contact pour le soutien opérationnel et administratif du directeur des opérations et de la direction des opérations (un pôle de services partagés) ; vous serez en charge des agendas, de la communication et de la coordination au sein d’une équipe répartie à l’échelle mondiale. Il ne s’agit pas d’un rôle passif consistant à simplement exécuter des ordres ; vous devrez anticiper les besoins, gérer des priorités concurrentes, savoir vous affirmer lorsque cela est nécessaire, et apporter structure et sérénité dans un environnement en constante évolution. Bien que vous assistiez des collaborateurs de l’ensemble de notre organisation, votre ancrage principal sera l’équipe des opérations.
Ce poste convient à une personne qui tire sa fierté d'être celle sur laquelle les dirigeants comptent le plus, qui trouve une profonde satisfaction à aider les autres à donner le meilleur d'eux-mêmes et qui comprend qu'un excellent soutien aux dirigeants est en soi une forme de leadership.
Veuillez noter que nous ne sommes pas en mesure de parrainer des visas de travail, quels qu’ils soient.
Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour la planification et la synthèse dans le cadre de notre processus de recrutement. Nous n'utilisons pas ces outils pour décider quels candidats sont retenus ni pour évaluer leurs compétences. Chaque candidature est examinée et toutes les décisions de recrutement sont prises par les membres de l'équipe LAC. Il s'agit d'un poste actif et ouvert pour lequel nous recrutons actuellement chez LAC.
Rémunération et avantages sociaux
- Salaire annuel compris entre 70 000 et 90 000 dollars canadiens
- Poste à temps plein et à durée indéterminée
- Cinq semaines de congés payés par an
- Prestations médicales et dentaires
- Soutien au développement professionnel
Principales responsabilités
Gestion de l'agenda et du planning des cadres dirigeants
- Gérer l'agenda de l'équipe de direction et des responsables en disposant de tous les pouvoirs nécessaires pour planifier et modifier les rendez-vous, préserver les plages horaires réservées au travail de réflexion et résoudre les conflits d'horaires.
- Assurer la coordination entre les différents fuseaux horaires (Pacifique, Inde, Europe) afin d'organiser des réunions avec les équipes internes, les clients, les partenaires et les membres du conseil d'administration.
- Gérer de manière proactive les plannings quotidiens et hebdomadaires afin de garantir le temps nécessaire à la préparation, de prévoir des marges de manœuvre pour les déplacements et de donner la priorité aux engagements à forte valeur ajoutée.
- Préparez des notes d'information et les documents de référence pertinents avant les réunions importantes.
- Assurer le suivi des actions à mener et des points à traiter issus des réunions, et veiller à ce qu'ils soient menés à bien dans les délais impartis.
Soutien administratif et opérationnel
- Gérer et trier les e-mails et les communications des dirigeants, rédiger les réponses et signaler les points nécessitant une attention immédiate.
- Coordonner la logistique des déplacements, notamment les vols, l'hébergement, les itinéraires et la gestion des notes de frais.
- Rédiger et mettre au point des communications internes et externes, des présentations et des documents pour le compte de l'équipe de direction.
- Traitez les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme en toutes circonstances.
- Mettre en place et maintenir des systèmes organisés pour la gestion des documents, des contacts et du suivi des actions.
- Assurer le soutien administratif pour les réunions du conseil d'administration, les relations avec les partenaires et les interactions avec les clients, notamment en matière de logistique, de coordination et de préparation des documents.
Coordination interfonctionnelle
- Assurer le rôle de plaque tournante entre la direction et les équipes internes, en veillant à ce que les décisions, les priorités et les mesures à prendre soient clairement communiquées et mises en œuvre.
- Gérer la logistique et l'ordre du jour des réunions de la direction, en veillant à ce qu'elles se déroulent efficacement et débouchent sur des décisions claires et des mesures à mettre en œuvre.
- Suivez les points en suspens, les engagements et les échéances au sein de l'équipe de direction et mettez en évidence tout ce qui risque de passer entre les mailles du filet.
- Servir de point de contact de confiance pour les parties prenantes internes souhaitant entrer en contact avec l'équipe de direction ou solliciter son avis.
Efficacité opérationnelle
- Identifier et mettre en œuvre des améliorations concernant les processus de travail, les outils et les routines des cadres, afin de gagner du temps et de réduire les frictions.
- Mettre en place et assurer la maintenance de systèmes simples permettant de suivre les décisions, les actions à mener et les priorités au sein de l'équipe de direction.
- Participer à des projets spécifiques nécessitant un encadrement de la direction, en prenant en charge les tâches de définition du périmètre et de coordination afin d'alléger la charge de travail des cadres supérieurs.
Diplômes et expérience
- Au moins 5 ans d'expérience à un poste d'assistant(e) de direction senior, de coordinateur(trice) de direction ou à un poste similaire, au service de cadres supérieurs ou de dirigeants.
- Expérience dans l'utilisation d'outils d'IA tels que Claude dans le cadre de votre travail quotidien.
- Capacité avérée à gérer, avec assurance et discernement, des agendas de cadres supérieurs complexes couvrant plusieurs fuseaux horaires et des contraintes de planification contradictoires.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale ; capable de rédiger des communications professionnelles au nom des hauts responsables.
- Maîtrise approfondie de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion documentaire.
- Une expérience dans l'accompagnement de cadres supérieurs au sein d'organisations privilégiant le télétravail ou dont les équipes sont réparties dans le monde entier est fortement appréciée.
- Une discrétion avérée dans le traitement des informations confidentielles et des questions organisationnelles sensibles.
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de suivi ; rien ne passe entre les mailles du filet quand c'est vous qui vous en chargez.
- Être en mesure de satisfaire à une vérification des antécédents et d'obtenir une habilitation de sécurité, le cas échéant.
Profil du candidat idéal
Vous êtes le genre de personne qui puise son énergie dans le fait d'aider les autres à être efficaces. Vous anticipez plusieurs étapes à l'avance, vous identifiez les problèmes avant même qu'ils ne surviennent et vous apportez calme et organisation dans un environnement en constante évolution.
- Être proactif plutôt que réactif : vous anticipez les besoins et y répondez sans qu'on vous le demande.
- Vous faites preuve d'une grande organisation et d'un sens aigu du détail ; vos méthodes sont fiables et votre suivi est quasi parfait.
- Savoir s'affirmer face à ses supérieurs. Vous pouvez refuser une demande d'agenda émanant d'un cadre supérieur ou une demande de dernière minute lorsque c'est la bonne décision à prendre.
- Discret et digne de confiance ; les gens te confient des informations sensibles car ils savent que tu ne les dévoileras pas.
- À l'aise face à l'ambiguïté et à l'évolution des priorités au sein d'une organisation en pleine croissance et décentralisée.
- Une personne dotée d'excellentes compétences en communication écrite, capable de rédiger au nom d'autres personnes tout en respectant leur style.
- Sincèrement engagé dans la mission et dans la réussite des personnes que vous accompagnez.
Diversité, équité et inclusion
Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et nous nous engageons à favoriser un environnement inclusif et diversifié pour nos collaborateurs issus de tous les horizons. Les décisions en matière d'embauche sont prises sans distinction de race, de couleur de peau, de religion, d'origine nationale ou ethnique, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité ou d'expression de genre, d'âge ou de handicap. Nous recrutons en fonction du talent, et nous avons hâte de découvrir ce que vous apporterez à notre équipe !
Comment postuler
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation ci-dessous, de préférence au format PDF ! Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.
Même si vous ne répondez pas exactement à toutes nos exigences ou si votre parcours professionnel sort des sentiers battus, n’hésitez pas à nous contacter ! Profitez de votre lettre de motivation pour nous parler de votre expérience unique : nous nous efforçons de constituer une équipe diversifiée et sommes conscients que les compétences sont transférables.