Ubicación: Trabajo a distancia en Canadá. Se valorará que la horario coincida con el huso horario del Pacífico de Norteamérica, especialmente para quienes residan en Vancouver, Victoria o Columbia Británica.
Depende de: Director de Operaciones
Tipo: Jornada completa, indefinido
Acerca de la empresa de administración de terrenos
La Land Administration Company (LAC) es una organización de propiedad y gestión canadienses que ofrece soluciones innovadoras y de primer nivel en materia de administración de terrenos a gobiernos y jurisdicciones de todo el mundo. Con una trayectoria de éxito contrastada y un equipo con amplia experiencia en proyectos de gestión de terrenos, estamos comprometidos con la consecución de resultados sociales, económicos y medioambientales positivos y duraderos.
En LAC, creemos en el aprovechamiento del potencial de la tecnología de vanguardia, ofreciendo a los nuevos empleados la oportunidad de desarrollar competencias muy demandadas que están marcando el futuro de la administración del suelo. Unirse a nuestro equipo significa formar parte de una organización con una misión clara, en la que tu trabajo puede marcar una diferencia real, desde la promoción de los derechos de las minorías y la reducción de la pobreza hasta la lucha contra los retos medioambientales.
¿Por qué trabajar con nosotros?
- La innovación como eje central: Utilizamos tecnologías de vanguardia, lo que te permite desarrollar competencias muy demandadas en un entorno dinámico y con visión de futuro.
- Impacto global: Tendrás la oportunidad de contribuir a proyectos significativos que ayudan a los países y a los ciudadanos a garantizar los derechos sobre la tierra e impulsar un cambio social positivo.
- Trabajo orientado a una misión: Forma parte de un equipo dedicado a empoderar a las naciones y comunidades para que alcancen la sostenibilidad social, económica y medioambiental a largo plazo.
- Cultura de colaboración: Trabaja codo con codo con socios y profesionales de primer nivel a quienes les apasiona generar un impacto y hacer realidad soluciones innovadoras.
Si te apasiona la tecnología, el cambio social y trabajar en proyectos globales de gran impacto, nos gustaría conocerte.
Acerca del puesto
A medida que LAC crece, nuestro equipo directivo necesita un coordinador ejecutivo altamente competente, discreto y proactivo que les ayude a mantenerse organizados, centrados y eficaces. Esta función tiene como objetivo permitir que nuestro equipo directivo rinda al máximo, gestionando su tiempo, el flujo de información y la carga administrativa, para que puedan centrarse en las tareas de mayor valor.
Serás el principal punto de apoyo operativo y administrativo para el director de operaciones y el equipo directivo de operaciones (un centro de servicios compartidos), encargándote de las agendas, las comunicaciones y la coordinación de un equipo distribuido por todo el mundo. No se trata de un puesto pasivo en el que solo se acaten órdenes; deberás anticiparte a las necesidades, gestionar prioridades contrapuestas, plantar cara cuando sea necesario y aportar estructura y tranquilidad a un entorno en constante cambio. Aunque ayudarás a personas de toda nuestra organización, tu punto de referencia principal será el equipo de operaciones.
Este puesto es ideal para alguien que se enorgullece de ser la persona en la que más confían los líderes, que encuentra una profunda satisfacción en ayudar a los demás a ser eficaces y que entiende que un apoyo ejecutivo excelente es, en sí mismo, una forma de liderazgo.
Ten en cuenta que no podemos patrocinar ningún tipo de visado de trabajo.
Utilizamos herramientas de inteligencia artificial para la gestión de horarios y la elaboración de resúmenes en nuestro proceso de selección. No utilizamos herramientas de inteligencia artificial para decidir quién pasa a la siguiente fase ni para evaluar las aptitudes de los candidatos. Cada solicitud es revisada y todas las decisiones de contratación las toman los miembros del equipo de LAC. Se trata de un puesto activo y vacante para el que actualmente estamos buscando candidatos en LAC.
Remuneración y prestaciones
- Salario anual de entre 70 000 y 90 000 dólares canadienses
- Puesto a tiempo completo y indefinido
- Cinco semanas de vacaciones pagadas al año
- Prestaciones médicas y dentales
- Apoyo al desarrollo profesional
Responsabilidades principales
Gestión del calendario y la agenda de los directivos
- Gestionar la agenda del equipo ejecutivo y directivo con plena autoridad para programar citas, reprogramarlas, garantizar el tiempo dedicado a tareas prioritarias y resolver conflictos.
- Coordinarse entre diferentes zonas horarias (Pacífico, India, Europa) para programar reuniones con equipos internos, clientes, socios y miembros del consejo de administración.
- Gestionar de forma proactiva los horarios diarios y semanales para garantizar el tiempo de preparación, los márgenes de tiempo para los desplazamientos y la priorización de los compromisos de mayor importancia.
- Prepara notas informativas y material de referencia pertinente antes de las reuniones importantes.
- Realizar un seguimiento de las tareas pendientes y los aspectos que requieren seguimiento derivados de las reuniones, y garantizar su finalización a tiempo.
Apoyo administrativo y operativo
- Gestionar y clasificar los correos electrónicos y las comunicaciones de la dirección, redactar respuestas y señalar los asuntos que requieran atención inmediata.
- Coordinar la logística de los viajes, incluidos los vuelos, el alojamiento, los itinerarios y la gestión de los gastos.
- Elaborar y revisar comunicaciones internas y externas, presentaciones y documentos en nombre del equipo directivo.
- Trata la información sensible y confidencial con discreción y profesionalidad en todo momento.
- Mantener sistemas organizados para la gestión de documentos, los contactos y el seguimiento de los trámites.
- Prestar apoyo administrativo en las reuniones de la junta directiva, las actividades con los socios y las interacciones con los clientes, lo que incluye la logística, la coordinación y la preparación de materiales.
Coordinación interfuncional
- Actuar como centro de coordinación entre la dirección y los equipos internos, garantizando que las decisiones, las prioridades y las medidas a adoptar se comuniquen con claridad y se lleven a cabo.
- Gestionar la logística y los órdenes del día de las reuniones de la dirección, garantizando que se desarrollen de forma eficiente y den lugar a decisiones claras y a medidas concretas para el futuro.
- Realiza un seguimiento de las tareas pendientes, los compromisos y los plazos de todo el equipo directivo y saca a la luz cualquier asunto que corra el riesgo de pasarse por alto.
- Actuar como punto de contacto de confianza para las partes interesadas internas que deseen ponerse en contacto con el equipo directivo o solicitar su opinión.
Eficiencia operativa
- Identificar y poner en práctica mejoras en los flujos de trabajo, las herramientas y las rutinas de los directivos que permitan ahorrar tiempo y reducir las dificultades.
- Crear y mantener sistemas sencillos para el seguimiento de las decisiones, las tareas pendientes y las prioridades en todo el equipo directivo.
- Colaborar en proyectos especiales que requieran supervisión por parte de la dirección, asumiendo tareas de definición del alcance y coordinación para aliviar la carga de trabajo de los altos directivos.
Formación y experiencia
- Más de 5 años de experiencia en un puesto de asistente ejecutivo sénior, coordinador ejecutivo o cargo similar, prestando apoyo a altos directivos o ejecutivos de alto nivel.
- Experiencia en el uso de herramientas de IA, como Claude, en el marco de tu trabajo diario.
- Capacidad demostrada para gestionar con confianza y buen criterio agendas ejecutivas complejas que abarcan varios husos horarios y exigencias de programación contrapuestas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral; capacidad para redactar comunicaciones profesionales en nombre de los altos cargos.
- Alto nivel de dominio de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) y de herramientas de gestión documental.
- Se valorará especialmente la experiencia en el apoyo a directivos en organizaciones que dan prioridad al teletrabajo o que cuentan con personal distribuido por todo el mundo.
- Discreción demostrada en el manejo de información confidencial y asuntos sensibles de la organización.
- Excelentes habilidades organizativas y de seguimiento; bajo tu supervisión, nada se pasa por alto.
- Capacidad para superar una verificación de antecedentes y obtener una autorización de seguridad, si fuera necesario.
Perfil del candidato ideal
Eres el tipo de persona que se siente motivada al ayudar a los demás a ser eficaces. Te anticipas a lo que va a pasar, detectas los problemas antes de que surjan y aportas tranquilidad y orden a un entorno en constante cambio.
- Ser proactivo en lugar de reactivo: te anticipas a las necesidades y actúas en consecuencia sin que te lo pidan.
- Eres muy organizado y prestas mucha atención a los detalles; tus sistemas son fiables y tu seguimiento es casi perfecto.
- Seguridad a la hora de relacionarse con los superiores. Puedes rechazar una solicitud de cita de un alto directivo o una petición de última hora cuando sea lo más adecuado.
- Discreto y de confianza; la gente comparte información confidencial contigo porque sabe que no se la contarás a nadie.
- Se siente cómodo con la ambigüedad y los cambios en las prioridades en una organización en crecimiento y con una estructura distribuida.
- Una persona con gran capacidad de comunicación escrita, capaz de redactar en nombre de otros y de adaptarse a su estilo.
- Comprometido de verdad con la misión y con el éxito de las personas a las que apoyas.
Diversidad, equidad e inclusión
Somos una empresa que promueve la igualdad de oportunidades y nos comprometemos a fomentar un entorno inclusivo y diverso para empleados de todos los orígenes. Las decisiones relativas al empleo se toman sin tener en cuenta la raza, el color, la religión, el origen nacional o étnico, el sexo, la orientación sexual, la identidad o expresión de género, la edad o la discapacidad. Contratamos en función del talento, ¡y estamos deseando saber qué puedes aportar a nuestro equipo!
Cómo presentar la solicitud
Para presentar tu candidatura, envía tu currículum y tu carta de presentación a continuación, ¡a ser posible en formato PDF! Agradecemos a todos los candidatos su interés; no obstante, solo nos pondremos en contacto con aquellos que sean seleccionados para las entrevistas.
Aunque no cumplas al pie de la letra todos nuestros requisitos o hayas seguido una trayectoria profesional poco convencional, ¡aún así queremos saber de ti! Aprovecha tu carta de presentación para contarnos tu experiencia única: nos esforzamos por formar un equipo diverso y reconocemos que las habilidades son transferibles.