Responsable administratif

Lieu : Belfast, Irlande du Nord

Relève de : Responsable de programme

Type : Temps partiel (3 jours par semaine), contrat de 3 à 6 mois

À propos de la société d'administration foncière

La Land Administration Company (LAC) est une organisation détenue et gérée par des Canadiens qui propose des solutions innovantes et de classe mondiale en matière d'administration foncière aux gouvernements et aux collectivités du monde entier. Forts d'une expérience éprouvée et d'une équipe possédant une grande expertise dans les projets de gestion foncière, nous nous engageons à générer des résultats positifs et durables sur les plans social, économique et environnemental.

Chez LAC, nous croyons en l'importance de tirer parti des technologies de pointe, en offrant à nos nouveaux collaborateurs la possibilité d'acquérir des compétences très recherchées qui façonnent l'avenir de l'administration foncière. Rejoindre notre équipe, c'est intégrer une organisation animée par une mission, au sein de laquelle votre travail peut véritablement faire la différence, qu'il s'agisse de promouvoir les droits des minorités, de lutter contre la pauvreté ou de relever les défis environnementaux.

Pourquoi travailler avec nous ?

• L'innovation au cœur de notre démarche : nous utilisons des technologies de pointe, ce qui vous permet d'acquérir des compétences très recherchées dans un environnement dynamique et tourné vers l'avenir.
• Impact mondial : Vous aurez l’occasion de contribuer à des projets porteurs de sens qui aident les pays et les citoyens à garantir leurs droits fonciers et à favoriser un changement sociétal positif.
• Un travail axé sur la mission : rejoignez une équipe dont l’objectif est de donner aux nations et aux communautés les moyens d’atteindre une durabilité sociale, économique et environnementale à long terme.
• Culture collaborative : Travaillez aux côtés de partenaires et de professionnels d'exception, animés par la volonté de faire la différence et de donner vie à des solutions innovantes.

Si vous êtes passionné(e) par la technologie, le changement social et souhaitez participer à des projets internationaux ayant un réel impact, n'hésitez pas à nous contacter.

À propos du poste

Notre équipe de mise en œuvre s'agrandissant, nous recherchons un coordinateur PMO organisé et fiable pour structurer le fonctionnement de notre équipe de projet. Il s'agit d'une mission ciblée et de courte durée, prévue pour une durée de trois à six mois, visant à mettre en place un processus administratif clair autour de nos activités de mise en œuvre et à veiller à ce que l'équipe et notre partenaire de mise en œuvre le respectent de manière cohérente.

Vous apporterez un soutien administratif et de coordination à notre chef de projet technique et à l’ensemble de l’équipe de mise en œuvre, en collaborant étroitement avec notre partenaire de mise en œuvre afin d’assurer le bon déroulement des tâches, des réunions, des agendas et des rapports. Votre travail aidera l’équipe à suivre les engagements, à mener à bien les actions à mener et à rester en phase avec les calendriers des partenaires.

Ce poste convient à une personne possédant une solide expérience dans la gestion administrative de programmes ou de projets, capable de s'intégrer dans un environnement de travail très actif, de comprendre rapidement comment les différents éléments s'articulent entre eux et de mettre en place des procédures fiables avec un minimum de supervision.

Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour la planification et la synthèse dans le cadre de notre processus de recrutement. Nous n'utilisons pas ces outils pour décider quels candidats sont retenus ni pour évaluer leurs compétences. Chaque candidature est examinée et toutes les décisions de recrutement sont prises par les membres de l'équipe LAC. Il s'agit d'un poste actif et ouvert pour lequel nous recrutons actuellement chez LAC.

Principales responsabilités

Suivi des tâches et des actions

• Suivre les tâches en cours au sein de l'équipe de livraison et assurer leur suivi afin de garantir qu'elles soient menées à bien dans les délais impartis.
• Assurer le suivi des éléments figurant dans le journal RAID (risques, actions, problèmes, décisions) en collaboration avec notre équipe interne et celle de notre partenaire.

Coordination des réunions et du calendrier

• Organiser les réunions entre le client, notre équipe et nos partenaires.
• Coordonner et tenir à jour l'agenda interne de l'équipe.
• Gérer le calendrier du plan de livraison et les dates clés.
• Suivre notre planning de livraison par rapport à celui du partenaire, en collaborant étroitement avec la personne chargée de gérer son agenda et son calendrier afin d'assurer la cohérence entre les deux.

Rapports

• Coordonner la transmission des rapports d'avancement hebdomadaires à la direction de LAC et à nos partenaires.

Configuration du processus

• Mettre en place des processus administratifs clairs et reproductibles pour le suivi des tâches, la coordination des réunions et l'établissement de rapports, et veiller à ce que l'équipe et les partenaires les respectent systématiquement tout au long de la mission.

Diplômes et expérience

• Une expérience significative à un poste de direction administrative, au sein d'un bureau de programme ou dans la coordination de projets.
• N'hésite pas à relancer ses collègues et ses partenaires externes pour obtenir des informations, et assure le suivi jusqu'à ce que les dossiers soient clôturés.
• Expérience dans la coordination de réunions et de calendriers au sein de plusieurs organisations.
• De solides compétences organisationnelles, associées à la capacité de mettre rapidement en place un nouveau processus et d'amener les autres à l'adopter.
• Maîtrise approfondie de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion d'agenda.
• Une expérience de collaboration avec un partenaire ou un prestataire externe constitue un atout.
• Être en mesure de satisfaire à une vérification des antécédents et d'obtenir une habilitation de sécurité, le cas échéant.

Profil du candidat idéal

Cette mission convient à un cadre supérieur justifiant d'une longue expérience dans la gestion d'équipes opérationnelles, par exemple une personne en préretraite ou à la recherche d'une mission ciblée, à temps partiel ou à durée déterminée, plutôt que d'une évolution de carrière à long terme.

• Calme, méthodique et à l’aise pour travailler au sein de deux organisations ayant des rythmes et des modes de reporting différents.
• Il n'hésite pas à relancer les gens pour obtenir des informations et à veiller au respect des délais, sans qu'on ait besoin de le lui demander deux fois.
• Assez expérimenté pour mettre en place un processus efficace à partir de zéro et faire en sorte qu'une équipe s'y tienne.
• Fiable et soucieux du détail ; sous votre supervision, rien ne passe inaperçu.
• Disponible pour une mission d’une durée déterminée de trois à six mois.

Diversité, équité et inclusion

Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et nous nous engageons à favoriser un environnement inclusif et diversifié pour nos collaborateurs issus de tous les horizons. Les décisions en matière d'embauche sont prises sans distinction de race, de couleur, de religion, d'origine nationale ou ethnique, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité ou d'expression de genre, d'âge ou de handicap. Nous recrutons en fonction du talent, et nous avons hâte de découvrir ce que vous apporterez à notre équipe !

Comment postuler

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation ici, au format PDF. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.

Même si vous ne répondez pas exactement à toutes nos exigences ou si votre parcours professionnel sort des sentiers battus, n’hésitez pas à nous contacter ! Profitez de votre lettre de motivation pour nous parler de votre expérience unique : nous nous efforçons de constituer une équipe diversifiée et sommes conscients que les compétences sont transférables.