Responsable de oficina

Ubicación: Belfast, Irlanda del Norte

Depende de: El director del programa

Tipo: A tiempo parcial (3 días a la semana), contrato de 3 a 6 meses

Acerca de la empresa de administración de terrenos

Land Administration Company (LAC) es una organización de propiedad y gestión canadienses que ofrece soluciones innovadoras y de primer nivel en materia de administración de terrenos a gobiernos y jurisdicciones de todo el mundo. Con una trayectoria de éxito contrastada y un equipo con amplia experiencia en proyectos de gestión de terrenos, nos comprometemos a generar resultados sociales, económicos y medioambientales positivos y duraderos.

En LAC, creemos en el aprovechamiento del potencial de la tecnología de vanguardia y ofrecemos a los nuevos empleados la oportunidad de desarrollar competencias muy demandadas que están marcando el futuro de la administración del suelo. Unirse a nuestro equipo significa formar parte de una organización con una misión clara, en la que tu trabajo puede marcar una diferencia real, desde la defensa de los derechos de las minorías y la reducción de la pobreza hasta la lucha contra los retos medioambientales.

¿Por qué trabajar con nosotros?

• La innovación como eje central: Utilizamos tecnologías de vanguardia, lo que te permite desarrollar competencias muy demandadas en un entorno dinámico y con visión de futuro.
• Impacto global: Tendrás la oportunidad de contribuir a proyectos significativos que ayudan a los países y a los ciudadanos a garantizar los derechos sobre la tierra e impulsar un cambio social positivo.
• Trabajo orientado a una misión: Forma parte de un equipo dedicado a empoderar a las naciones y comunidades para que alcancen la sostenibilidad social, económica y medioambiental a largo plazo.
• Cultura colaborativa: Trabaja codo con codo con socios y profesionales de primer nivel a quienes les apasiona generar un impacto y hacer realidad soluciones innovadoras.

Si te apasiona la tecnología, el cambio social y trabajar en proyectos globales de gran impacto, nos gustaría conocerte.

Acerca del puesto

A medida que nuestro equipo de ejecución crece, buscamos un coordinador de PMO organizado y de confianza que aporte estructura al funcionamiento de nuestro equipo de proyectos. Se trata de una colaboración específica y a corto plazo, con una duración prevista de entre tres y seis meses, cuyo objetivo es establecer un proceso administrativo claro en torno a nuestro trabajo de ejecución y garantizar que tanto el equipo como nuestro socio de ejecución lo sigan de forma coherente.

Prestarás apoyo administrativo y de coordinación a nuestro responsable técnico de proyectos y al resto del equipo de ejecución, colaborando estrechamente con nuestro socio de ejecución para garantizar el buen funcionamiento de las tareas, las reuniones, los calendarios y la elaboración de informes. Tu trabajo ayudará al equipo a realizar un seguimiento de los compromisos, cerrar las acciones pendientes y mantenerse alineado con los calendarios de los socios.

Este puesto es ideal para alguien con amplia experiencia en la gestión de programas o proyectos, capaz de integrarse en un entorno de trabajo ajetreado, comprender rápidamente cómo encajan todas las piezas y establecer rutinas fiables con un mínimo de supervisión.

Utilizamos herramientas de inteligencia artificial para la gestión de horarios y la elaboración de resúmenes en nuestro proceso de selección. No utilizamos herramientas de inteligencia artificial para decidir quién pasa a la siguiente fase ni para evaluar las aptitudes de los candidatos. Cada solicitud es revisada y todas las decisiones de contratación las toman los miembros del equipo de LAC. Se trata de un puesto activo y vacante para el que actualmente estamos buscando candidatos en LAC.

Responsabilidades principales

Seguimiento de tareas y acciones

• Realizar un seguimiento de las tareas pendientes en todo el equipo de entrega y asegurarse de que se completen a tiempo.
• Realizar un seguimiento y dar curso a los elementos del registro RAID (riesgos, acciones, incidencias, decisiones) tanto con nuestro equipo interno como con el de nuestros socios.

Coordinación de reuniones y calendario

• Organizar las reuniones entre el cliente, nuestro equipo y nuestros socios.
• Coordinar y mantener el calendario del equipo interno.
• Gestionar el calendario del plan de entrega y las fechas clave.
• Comparar nuestro plan de entrega con el del socio, colaborando estrechamente con su responsable de agenda y calendario para garantizar que ambos estén sincronizados.

Informes

• Coordinar los informes semanales de situación dirigidos a la dirección de LAC y a nuestros socios.

Configuración del proceso

• Establecer procesos administrativos claros y repetibles para el seguimiento de tareas, la coordinación de reuniones y la elaboración de informes, y garantizar que el equipo y los socios los sigan de forma coherente a lo largo de todo el proyecto.

Formación y experiencia

• Amplia experiencia en un puesto de responsabilidad en el ámbito administrativo, en una oficina de programas o en la coordinación de proyectos.
• Se siente cómodo solicitando información actualizada a compañeros de trabajo y socios externos, y haciendo un seguimiento hasta que se resuelvan los asuntos.
• Experiencia en la coordinación de reuniones y agendas entre varias organizaciones.
• Gran capacidad de organización, con habilidad para poner en marcha un nuevo proceso rápidamente y conseguir que los demás lo adopten.
• Alto nivel de dominio de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) y de las herramientas de gestión de agendas.
• Se valorará la experiencia en la colaboración con un socio o proveedor externo.
• Capacidad para superar una verificación de antecedentes y obtener una autorización de seguridad, si fuera necesario.

Perfil del candidato ideal

Este proyecto es ideal para un alto directivo con una dilatada trayectoria en la gestión de equipos de ejecución; tal vez alguien que esté en situación de semijubilación o que busque un proyecto específico, a tiempo parcial o de duración determinada, en lugar de un cambio profesional a largo plazo.

• Tranquilo, metódico y capaz de trabajar con soltura en dos organizaciones con ritmos y estilos de comunicación diferentes.
• Se muestra seguro a la hora de insistir a los demás para que le mantengan al corriente y de exigirles que cumplan los plazos, sin que haya que pedírselo dos veces.
• Con la experiencia suficiente para crear un buen proceso desde cero y conseguir que el equipo lo siga.
• Fiable y meticuloso; bajo tu supervisión, casi nada se te escapa.
• Disponible para un contrato de tres a seis meses de duración.

Diversidad, equidad e inclusión

Somos una empresa que promueve la igualdad de oportunidades y nos comprometemos a fomentar un entorno inclusivo y diverso para empleados de todos los orígenes. Las decisiones de contratación se toman sin tener en cuenta la raza, el color, la religión, el origen nacional o étnico, el sexo, la orientación sexual, la identidad o expresión de género, la edad o la discapacidad. Contratamos en función del talento, ¡y estamos deseando saber qué puedes aportar a nuestro equipo!

Cómo presentar la solicitud

Para presentar tu candidatura, envía aquí tu currículum y tu carta de presentación en formato PDF. Agradecemos a todos los candidatos su interés; no obstante, solo nos pondremos en contacto con aquellos que sean seleccionados para las entrevistas.

Aunque no cumplas exactamente todos nuestros requisitos o hayas seguido una trayectoria profesional atípica, ¡aún así nos gustaría conocerte! Aprovecha tu carta de presentación para contarnos tu experiencia única: nos esforzamos por formar un equipo diverso y reconocemos que las habilidades son transferibles.